Il Property Manager e il mandato senza rappresentanza: IVA, imposte dirette e contabilizzazione

Il settore delle locazioni brevi e delle case vacanze ha conosciuto una crescita esponenziale negli ultimi anni, portando alla ribalta la figura del property manager (PM): un professionista o una società che gestisce immobili per conto di terzi, occupandosi dell'accoglienza degli ospiti, della promozione sulle piattaforme (Booking, Airbnb), della riscossione dei canoni e dei servizi accessori (pulizie, biancheria, check-in).

Il rapporto tra il property manager e il proprietario dell'immobile si regge, nella quasi totalità dei casi, su un contratto di mandato. La scelta tra mandato con o senza rappresentanza non è un mero formalismo: ha conseguenze profonde sulla fatturazione, sull'IVA, sulle imposte dirette, sulla cedolare secca e sulla contabilizzazione dei ricavi. Conseguenze che, se ignorate o gestite in modo approssimativo, possono tradursi in una duplicazione di imposta capace di erodere completamente i margini dell'attività.

Questo articolo analizza nel dettaglio il trattamento fiscale e contabile del property manager che opera con mandato senza rappresentanza, partendo dalla normativa e dalla prassi dell'Agenzia delle Entrate, confrontandolo con il mandato con rappresentanza e illustrando, attraverso un caso pratico, le conseguenze di una gestione fiscale errata.

Il mandato è il contratto con il quale una parte (mandatario) si obbliga a compiere uno o più atti giuridici per conto dell'altra (mandante), ai sensi degli artt. 1703 e ss. del Codice Civile.

La distinzione fondamentale è la seguente:

• Mandato con rappresentanza (art. 1704 c.c.): il mandatario agisce in nome e per conto del mandante. Il contratto di locazione risulta stipulato dal proprietario stesso; il PM è un semplice intermediario visibile. Gli effetti giuridici ricadono direttamente sul mandante.

• Mandato senza rappresentanza (art. 1705 c.c.): il mandatario agisce in nome proprio ma per conto del mandante. È il PM a stipulare il contratto con l'ospite, a riscuotere i canoni, a gestire il rapporto in prima persona. Gli effetti giuridici ricadono sul mandatario, che poi li "trasferisce" al mandante attraverso il riversamento delle somme incassate.

Come chiarito dall'articolo di Eutekne.info (23 gennaio 2018, a cura di Anita Mauro), nel caso del mandato senza rappresentanza:

"l'intermediario stipula egli stesso il contratto con il conduttore e svolge direttamente il servizio di riscossione e custodia dei canoni e delle spese, in attesa del loro riversamento al mandante"

Questa distinzione, apparentemente solo civilistica, produce effetti fiscali radicalmente diversi.

2.1 Due operazioni distinte

Il cuore del problema IVA risiede nell'art. 3, comma 3, del DPR 633/1972, che stabilisce:

"Le prestazioni di servizi rese o ricevute dai mandatari senza rappresentanza sono considerate prestazioni di servizi anche nei rapporti tra il mandante e il mandatario."

Questo significa che, ai fini IVA, il mandato senza rappresentanza genera due operazioni distinte:

1. Operazione esterna: tra il mandatario (PM) e il terzo (ospite)

2. Operazione interna: tra il mandante (proprietario) e il mandatario (PM)

Si tratta di una finzione giuridica: dal punto di vista economico esiste un'unica prestazione (la locazione dell'immobile all'ospite), ma l'amministrazione fiscale la considera come se fossero due operazioni separate, ciascuna con i propri obblighi IVA.

2.2 L'assimilazione oggettiva

Un principio cardine, confermato dalla Risoluzione n. 250/E/2002 dell'Agenzia delle Entrate, stabilisce che la natura delle prestazioni rese o ricevute dal mandatario senza rappresentanza è la stessa di quelle rese o ricevute dal mandatario in nome proprio e per conto del mandante.

In concreto: se la locazione turistica è soggetta ad IVA con aliquota del 10% (n. 120, Parte III, Tabella A, DPR 633/72), entrambe le operazioni — quella verso l'ospite e quella interna tra PM e proprietario — scontano il medesimo regime IVA.

2.3 La fatturazione nel mandato senza rappresentanza

Secondo la Risoluzione n. 117/E/2004, il property manager che opera senza rappresentanza:

• Emette fattura all'ospite per l'intero importo della locazione, con IVA al 10%, poiché sta locando a nome proprio l'unità immobiliare

• Riceve fattura dal proprietario (se soggetto passivo IVA) per la quota di locazione da riversare, sempre con IVA al 10%

• Se il proprietario è un privato (persona fisica non imprenditore), la seconda operazione non è soggetta ad IVA per mancanza del presupposto soggettivo

2.4 Confronto con il mandato con rappresentanza

Nel mandato con rappresentanza il quadro IVA è completamente diverso:

• Il proprietario (se soggetto passivo IVA) emette fattura direttamente all'ospite

• Il PM fattura al proprietario solo la propria provvigione come prestazione di servizi

• Le somme incassate dal PM per conto del proprietario sono fuori campo IVA ai sensi dell'art. 2, comma 3, lett. a) del DPR 633/72

• Le spese sostenute dal PM in nome e per conto del proprietario sono escluse dalla base imponibile ai sensi dell'art. 15, comma 1, n. 3 del DPR 633/72

L'art. 13, comma 2, lettera b) del DPR 633/72 disciplina la base imponibile nel mandato senza rappresentanza, prevedendo che i corrispettivi sono costituiti:

"per le prestazioni di servizi rese o ricevute dai mandatari senza rappresentanza, di cui al terzo periodo del terzo comma dell'articolo 3, rispettivamente dal prezzo di fornitura del servizio pattuito dal mandatario, diminuito della provvigione, e dal prezzo di acquisto del servizio ricevuto dal mandatario, aumentato della provvigione"

In pratica, la norma disciplina il mandato alla vendita di servizi, caso tipico del PM:

Il PM vende il servizio di locazione all'ospite per conto del proprietario. La fattura del proprietario al PM avrà come base imponibile il corrispettivo pagato dall'ospite meno la provvigione del PM.

4.1 Il principio di irrilevanza

Diversamente da quanto accade in campo IVA, ai fini delle imposte dirette il mandato senza rappresentanza è sostanzialmente irrilevante per il mandatario (cfr. Risoluzioni Agenzia Entrate nn. 377/2002 e 309/2008).

Come chiarito dalla Risoluzione 377/2002:

"Gli esborsi sostenuti dalla società mandataria non rappresentano dal punto di vista economico costi propri, ma impegni finanziari; e i rimborsi del mandante non sono ricavi. Soltanto le provvigioni spettanti per l'attività di intermediazione devono essere imputate a conto economico."

In altre parole:

• I redditi della locazione sono imputati direttamente al proprietario dell'immobile

• Il reddito fondiario, a norma dell'art. 26, comma 1 del TUIR, va ricollegato alla titolarità di un diritto reale sull'immobile (confermato da Cass. n. 26447/2017)

• Il ricavo del PM è costituito esclusivamente dalla FEE

• Il transito di denaro (incassi dall'ospite e riversamento al proprietario) ha natura meramente finanziaria, non reddituale

4.2 La dicotomia IVA/reddito

Questa è la particolarità più insidiosa del mandato senza rappresentanza: esiste una dicotomia tra il trattamento IVA e quello reddituale.

• Ai fini IVA: il PM fattura l'intero importo della locazione (metodo "lordo" obbligatorio per gestire i flussi IVA)

• Ai fini delle imposte dirette: il ricavo del PM è solo la provvigione (metodo "netto")

Questa discrasia è la causa principale degli errori di gestione che si riscontrano nella pratica.

5.1 La situazione di partenza

Una società di property management gestisce oltre ad immobili propri un portafoglio di circa 30 appartamenti per conto di diversi committenti: alcuni soggetti passivi (con partita IVA), altri persone fisiche private. Il transato annuo complessivo si attesta intorno agli 800.000 euro, di cui circa 350.000 euro riferibili a committenti privati.

La società opera con mandato senza rappresentanza e utilizza un unico account sulle piattaforme di prenotazione (Booking, Airbnb), sotto il quale sono raggruppati tutti gli immobili gestiti.

Il flusso operativo adottato era il seguente:

1. L'ospite prenota e paga tramite la piattaforma o direttamente

2. Il PM emette un corrispettivo (scontrino) per l'intero importo incassato

3. L'IVA al 10% viene calcolata sull'intero importo

4. A fine mese, il PM invia un report al proprietario con il dettaglio degli incassi, al netto di pulizie e provvigione del PM, le commissioni OTA sono fatturate direttamente al proprietario

5. Il proprietario dichiara l'intero incasso come reddito fondiario se privato, come ricavo se impresa

6. Il PM opera anche come sostituto d'imposta per la cedolare secca (21%) sui privati

5.2 I problemi emersi

Questa impostazione ha generato una serie di criticità gravi:

a) Calcolo delle spettanze al lordo dell'IVA: l'errore che ha eroso i margini

Il problema principale era un errore nel calcolo dei riversamenti ai proprietari. Il PM ragionava sistematicamente sull'importo lordo incassato dall'ospite, senza scorporare l'IVA che avrebbe poi dovuto versare all'Erario.

Esempio concreto su un singolo soggiorno:

Il PM, calcolando la provvigione e il riversamento sull'importo lordo, dava al proprietario € 75 in più di quanto avrebbe dovuto per ogni € 1.100 incassati (€ 825 invece di € 750). Moltiplicato per un transato annuo di 350.000 euro da committenti privati, questo errore si traduceva in decine di migliaia di euro riversate in eccesso ai proprietari, somme che il PM poi non aveva più a disposizione per versare l'IVA.

Il risultato era un ammanco di liquidità di circa 60.000 euro in due anni, corrispondente all'IVA che il PM avrebbe dovuto trattenere prima di calcolare le spettanze.

b) Fatturazione separata della provvigione: violazione dell'art. 13 c.2 lett. b)

Il PM emetteva una fattura autonoma per la propria provvigione al proprietario, trattandola come una prestazione di servizi distinta (con IVA al 22%). Questa impostazione è contraria alla disciplina del mandato senza rappresentanza.

Come chiarito dall'art. 13, comma 2, lettera b) del DPR 633/72 e confermato dalla Risoluzione n. 211/2003 e dall'Interpello n. 132/2020, nel mandato senza rappresentanza la provvigione del mandatario non può essere fatturata come prestazione autonoma. La provvigione è semplicemente la differenza tra:

• ciò che il mandatario (PM) fattura al terzo (ospite), e

• ciò che il mandante (proprietario) fattura al mandatario (PM) — ovvero, nel caso del proprietario privato, ciò che il PM riconosce al proprietario

In altre parole, la provvigione si "incorpora per differenza" e non transita in un documento fiscale separato. Il meccanismo corretto è:

Emettendo invece una fattura separata per la provvigione, il PM creava un'operazione IVA aggiuntiva non prevista dalla norma, con ulteriore complessità nella gestione dell'imposta e un'errata rappresentazione del rapporto contrattuale, oltre che adottare un'aliquota IVA superiore e quindi aggravare il costo per il privato non soggetto iva.

c) Rappresentazione contabile errata dei ricavi

In bilancio, i corrispettivi emessi venivano registrati come ricavi della società al netto dell'IVA (€ 1000 ogni € 1.100 incassati), anziché iscrivere come ricavo la sola provvigione (circa € 250). La rappresentazione contabile era errata: i ricavi risultano decisamente superiori a quelli effettivi in base alle previsione dell' OIC 34.

L'impatto sull'utile è significativo: 1.000€ di ricavi a fronte di 825€ di costi (quanto riversato al proprietario) restituiscono un utile di € 175. Nella realtà invece l'utile sarebbe stato di € 250.

d) Cedolare secca calcolata sul lordo IVA

La cedolare secca (21%) veniva calcolata sull'importo lordo incassato dalla piattaforma (comprensivo di IVA), anziché sull'imponibile netto IVA. Su un incasso di € 1.100, la cedolare veniva applicata su € 1.100 invece che su € 1000,00, con una sovra-tassazione del proprietario di circa il 10% sulla cedolare dovuta.

e) Crisi di liquidità

La somma degli errori produceva un effetto a cascata sulla liquidità della società:

• più di € 25.000 di IVA versata con liquidità che era stata già riversata ai proprietari

La società si trovava in perdita di esercizio, non per mancanza di marginalità intrinseca dell'attività, ma per un errore sistematico nel calcolo delle spettanze che non teneva conto dell'IVA da versare.

5.3 La diagnosi

Il problema di fondo presentava quattro aspetti distinti:

1. Calcolo delle spettanze sul lordo IVA: il PM calcolava provvigioni e riversamenti ai proprietari sull'importo incassato dall'ospite senza scorporare l'IVA, riversando sistematicamente più del dovuto e restando senza liquidità per i versamenti fiscali

2. Fatturazione autonoma della provvigione: il PM emetteva una fattura separata per la propria fee, in violazione dell'art. 13, comma 2, lett. b) del DPR 633/72 e della Risoluzione 211/2003, che prevedono che la fee sia semplicemente la differenza tra le due operazioni del mandato e non un'operazione autonoma, peraltro sconveniente in quanto veniva applicata l'IVA del 22% sul margine

3. Rappresentazione contabile errata: i ricavi venivano iscritti per l'intero imponibile dei corrispettivi anziché per la sola fee, rendendo il bilancio illeggibile pur senza alterare l'utile finale

4. Cedolare secca calcolata sull'importo errato: la ritenuta del 21% veniva applicata sul lordo IVA anziché sull'imponibile, con sovra-tassazione del proprietario

6.1 Il proprietario può optare per la cedolare secca

Come chiarito dal Ministero dell'Economia nella risposta all'interrogazione parlamentare n. 5-02262, anche nel caso di contratti di locazione conclusi da agenzie immobiliari in esecuzione di un mandato senza rappresentanza, il proprietario può esercitare l'opzione per la cedolare secca.

La cedolare secca, tuttavia, non esplica effetti per l'imposta di registro e di bollo, che restano dovute dalle parti contrattuali (conduttore e intermediario locatore).

7.1 Il principio contabile OIC 34

Il principio contabile OIC 34 "Ricavi", in vigore dal 1° gennaio 2024, disciplina espressamente il trattamento contabile delle transazioni in cui interviene una terza parte (Appendice A, paragrafi A.5 - A.7).

Il paragrafo A.5 richiede che la società valuti tutti gli elementi contrattuali per stabilire se sta agendo per conto proprio (principal) o per conto di terzi (agent).

I criteri per qualificarsi come principal (par. A.6) sono:

• Responsabilità di fornire i beni/servizi al cliente

• Rischio di magazzino (beni invenduti)

• Potere discrezionale di decidere il prezzo

A parere dello scrivente, nel caso di PM, il mandatario agisce come agent e deve contabilizzare la prestazione al netto, iscrivendo come ricavo solo la commissione netta (par. A.7). Solo nei casi di vuoto per pieno potrebbe agire come principal.

7.2 Applicazione al property manager

La qualificazione del PM come principal o agent non è automatica e dipende dalla struttura contrattuale specifica. Tuttavia, nella maggior parte dei casi, il PM che opera con mandato (sia con che senza rappresentanza) è qualificabile come agent, e pertanto deve iscrivere come ricavo solo la provvigione.

Fa eccezione il caso del c.d. "vuoto per pieno", in cui il PM si impegna a corrispondere al proprietario un canone fisso indipendentemente dall'effettivo affitto dell'immobile: in questo caso, assumendo il rischio imprenditoriale, il PM agisce come principal e registra il ricavo lordo.

7.3 Le scritture contabili corrette

Metodo netto (agent) — il metodo corretto per il PM intermediario:

Risultato economico del PM: ricavi € 250(provvigione)

Come confermato dalla Norma di comportamento n. 139 dell'Associazione Dottori Commercialisti di Milano e dalla Risoluzione n. 377/2002, la migliore rappresentazione contabile del mandato senza rappresentanza è quella che "non include tra i costi gli acquisti eseguiti dal mandatario per conto del mandante e, parimenti, non include tra i ricavi il riaddebito eseguito nei confronti del mandante".

7.4 Il problema del proprietario privato

Quando il proprietario è una persona fisica senza partita IVA, il passaggio interno (dal PM al proprietario) è non soggetto ad IVA per mancanza del presupposto soggettivo. Questo crea un problema pratico: il PM ha un'IVA a debito (incassata dall'ospite con il 10%) ma non ha un'IVA a credito corrispondente (il privato non emette fattura con IVA).

La conseguenza è un costo IVA effettivo per il PM se non concorda con il mandante proprietario che il canone sarà al netto dell'IVA dovuta. Questo è il motivo principale per cui molti operatori del settore preferiscono il mandato con rappresentanza per i proprietari privati: in quel caso, il PM non emette fattura all'ospite (lo fa il proprietario, che essendo privato non applica IVA), e fattura solo la propria provvigione al proprietario, avendo a tutti gli effetti un canone maggiore.

La disciplina delle locazioni brevi (art. 4, DL 50/2017) non è incompatibile con il mandato senza rappresentanza. Come chiarito da Eutekne.info:

"Sebbene l'intermediario sia un soggetto che agisce nell'esercizio dell'impresa e il contratto di locazione sia formalmente da lui stipulato, tuttavia, fiscalmente, l'operazione 'fa capo' al proprietario che è il soggetto per conto del quale il contratto viene stipulato e nei cui confronti produce effetti."

Tuttavia, è fondamentale distinguere il mandato senza rappresentanza dalla sublocazione:

• Nel mandato senza rappresentanza: il PM stipula il contratto per conto del proprietario. L'operazione "fa capo" fiscalmente al proprietario. Si applica la disciplina delle locazioni brevi se i contratti durano meno di 30 giorni.

• Nella sublocazione: il proprietario loca l'immobile al PM, che a sua volta lo subloca ai singoli ospiti. In questo caso i contratti di sublocazione sarebbero stipulati per proprio conto da un soggetto che agisce nell'esercizio dell'impresa.

La distinzione ha conseguenze pratiche rilevanti: nel caso della sublocazione, il PM sarebbe tassato come imprenditore sui canoni di sublocazione (al netto del canone pagato al proprietario), senza possibilità di cedolare secca.

Dati di partenza:

• Canone di locazione turistica: € 1.100 (di cui 100€ iva)

• Commissione Booking diretta al proprietario: 15% = € 150

• Spese di pulizia: € 100

• Provvigione PM: 25% calcolata sul netto (al netto di pulizie)

• Proprietario: persona fisica privata (no P.IVA)

Calcolo della provvigione:

• Incasso netto OTA: € 1.000

• Netto pulizie: € 1000 - € 100 = € 900

• Provvigione PM (25%): € 225

• Spettanza proprietario: € 1000 - € 100 - € 225 = € 675

Flusso IVA (mandato senza rappresentanza):

Il PM ha € 100 di IVA a debito senza IVA a credito corrispondente per la quota del proprietario privato.

Confronto con mandato con rappresentanza:

Nel mandato con rappresentanza, l'IVA è dovuta solo sulla provvigione del PM, con un risparmio netto significativo.

Alla luce delle criticità evidenziate, molti property manager stanno valutando il passaggio dal mandato senza rappresentanza a quello con rappresentanza, soprattutto per i committenti privati (persone fisiche senza partita IVA).

Il passaggio comporta:

1. Redazione di nuovi contratti di mandato con rappresentanza con ogni proprietario

2. Modifica del flusso di fatturazione: il PM non emetterà più fattura all'ospite per la locazione, ma solo per la propria provvigione al proprietario

3. Assunzione del ruolo di sostituto d'imposta: il PM dovrà operare la ritenuta del 21% sui canoni riversati al proprietario

4. Adempimenti dichiarativi: CU entro il 16 marzo, comunicazione locazioni brevi (CLB) entro il 30 giugno, Modello 770 entro il 31 ottobre

Per i committenti con partita IVA (società), può invece restare conveniente il mandato senza rappresentanza, poiché la "doppia fatturazione" non genera problemi: il PM fattura con IVA all'ospite, la società committente fattura con IVA al PM, e le partite IVA si compensano regolarmente.

Il mandato senza rappresentanza nel settore del property management è uno strumento giuridico legittimo e compatibile con la disciplina delle locazioni brevi, ma richiede una gestione fiscale e contabile rigorosa e consapevole.

Le principali raccomandazioni sono:

1. Distinguere sempre il regime IVA dal regime delle imposte dirette: l'IVA segue la "finzione giuridica" (due operazioni), le imposte dirette seguono la sostanza economica (ricavo = sola provvigione)

2. Contabilizzare correttamente i ricavi: applicare il metodo netto (OIC 34, agent), iscrivendo come ricavo solo la provvigione e trattando il resto come partita finanziaria

3. Valutare il tipo di mandato in base alla tipologia di committente:

   • Proprietari privati: preferire il mandato con rappresentanza (evita la duplicazione IVA)

   • Proprietari con P.IVA: il mandato senza rappresentanza può restare conveniente

4. Calcolare correttamente la cedolare secca: sul canone netto spettante al proprietario, non sull'importo lordo della piattaforma

5. Quadrare periodicamente la contabilità: verificare mensilmente la coerenza tra incassi, riversamenti, provvigioni, ritenute e versamenti IVA

6. Gestire separatamente gli account sulle piattaforme: evitare di raggruppare tutti gli immobili sotto un unico account, per prevenire problemi di attribuzione della ritenuta d'acconto

7. Versare puntualmente la cedolare secca: i ritardi nei versamenti della ritenuta come sostituto d'imposta generano sanzioni significative e potenziali responsabilità personali

Normativa primaria:

• Codice Civile, artt. 1703-1730 (mandato)

• DPR 633/1972, art. 2, comma 2, n. 3 (cessioni di beni nel mandato)

• DPR 633/1972, art. 3, comma 3 (prestazioni di servizi nel mandato senza rappresentanza)

• DPR 633/1972, art. 13, comma 2, lett. b) (base imponibile)

• DPR 633/1972, art. 15, comma 1, n. 3 (esclusione base imponibile per spese anticipate)

• DPR 917/1986 (TUIR), art. 26, comma 1 (redditi fondiari)

• DL 50/2017, art. 4 (locazioni brevi)

Prassi dell'Agenzia delle Entrate:

• Risoluzione n. 250/E/2002 (princìpi del mandato senza rappresentanza)

• Risoluzione n. 377/2002 (irrilevanza reddituale per il mandatario)

• Risoluzione n. 211/2003 (provvigione non fatturabile autonomamente)

• Risoluzione n. 117/E/2004 (IVA 10% per locazioni tramite mandatario)

• Risoluzione n. 309/2008 (conferma irrilevanza reddituale)

• Interpello n. 132/2020 (mandato senza rappresentanza in ambito sanitario)

• Circolare n. 24/E/2017 (locazioni brevi e intermediari)

• Circolare n. 10/E/2024 (ritenuta sempre a titolo di acconto con più immobili)

• Risposta interrogazione parlamentare n. 5-02262 (cedolare secca e mandato senza rappresentanza)

Giurisprudenza:

• Cassazione n. 26447/2017 (reddito fondiario e titolarità diritto reale)

Principi contabili:

• OIC 34 "Ricavi", paragrafi A.5-A.7 (principal vs agent)

• Norma di comportamento n. 139, Associazione Dottori Commercialisti di Milano

Fonti dottrinali:

• Studio Rebecca, "Mandato senza rappresentanza. Aspetti contabili e fiscali"

• Eutekne.info, "Mandato senza rappresentanza compatibile con le locazioni brevi", a cura di A. Mauro, 23 gennaio 2018

• Euroconference News, "Il mandato senza rappresentanza ai fini IVA", a cura di F. Furlani, 26 maggio 2020

Articolo redatto a scopo informativo. Le informazioni contenute non costituiscono parere professionale. Per l'applicazione al caso concreto si raccomanda la consulenza di un professionista abilitato.